งานราชการ หนังสือต่าง ๆ กระดาษใด ๆ เป็นสิ่งที่คู่ระบบราชการมานาน แม้จะพัฒนาเทคโนโลยีสักเพียงใด แต่ถ้าไดโนเสาร์ยังไม่สูญพันธุ์ ระบบที่สร้างมาก็กะลาดี ๆ นี่เอง
ระเบียบของหนังสือราชการ
นี่ก็ยังไม่ค่อยเชี่ยวอะไรขนาดนั้นหรอกนะ ทำไปเรื่อยๆ ก็พอจะเข้าใจ ห่างเว้นย่อหน้าละ 6pt เคาะ 2 เคาะสำหรับภาษาไทย 1 เคาะ สำหรับภาษาอื่นๆ ถ้าทำบ่อย ๆ ก็ชิน แต่ด้วยโครงการมันมีปีละครั้ง ก็เลยจะห่าง ๆ ไปหน่อย อาศัยถ้าเป็นโครงการต่อเนื่อง ใช้เอกสารเก่ามาแก้ ก็ง่ายหน่อย
ระบบเอกสารออนไลน์
ในที่นี้ หน่วยงานมีชื่อเรียกว่า “สารบัญอิเล็กทรอนิกส์” เปิดใช้มาปีกว่า จะใช้ก็ต่อเมื่อหนังสือออกจากกลุ่ม แต่ถ้าหนังสือวนเวียนในกลุ่ม ก็ยังพิมพ์ แก้ พิมพ์ แก้ วนแบบนี้ กระดาษเสียจะท่วมตัวตาย หรือแม้จะทั่งส่งท่านฯ ลงนาม ก็ยังเป็นกระดาษ แล้วจะมีระบบไว้ทำสากกะเบืออะไร เพิ่งไปอบรม เขาก็เน้นให้ใช้ตัวออนไลน์ นึกภาพแล้ว ยังอีกห่างไกล เสียดายกระดาษจริง ๆ
ปัญหาอยู่ตรงไหน
ต้องยอมรับว่ากระดาษ และปากกา มันง่ายและสะดวกกว่าคอมพิวเตอร์ และในงานราชการ การจะจัดซื้อแท็ปเล็ตแบบสามัญประจำเครื่องเหมือนคอมพิวเตอร์ เป็นไปได้ยากมาก ทุกวันนี้มีใช้ก็เฉพาะผู้บริหารระดับสูงที่จำเป็น การจะแก้งานบนคอมพิวเตอร์มันเป็นไปได้ยาก เพราะเอกสารในระบบจะแสดงให้ตรวจเป็น PDF คนไม่เข้าใจเทคโนโลยีนี่ยากมาก หรือแม้จะเข้าใจ แต่ใช้เม้าส์ลากเขียนก็ไม่โอเค หรือโปรแกรมแก้ไข PDF ได้ก็ราคาสูงไปอีก ง่านและรวดเร็ว จึงยังคงเป็นกระดาษ และปากกา
แล้วจะแก้ไขอย่างไร
อาจจะต้องรอเทคโนโลยี นวัตกรรมใด ๆ ที่ทำให้การใช้ปากกา หรือดินสออิเล็กทรอนิกส์ถูกลง หรือพัฒนาโปรแกรมที่สามารถพิมพ์คอมเมนต์ได้ หรือประยุกต์ใช้พวก Microsoft Office 365 ในระบบ หรืออะไรก็แล้วแต่ แต่ถ้าปลายทางยังคงเป็นกระดาษ ยังคงต้องยึดลายเซ็นต์จริง พัฒนาระบบเทวดาขนาดไหน ก็ไม่มีประโยชน์
